Wie wir zwei kritische Geschäftsprozesse transformiert und vollständig automatisiert haben
Viele Unternehmen stehen vor derselben Herausforderung: geschäftskritische Systeme, die extern betrieben werden, unzuverlässig sind oder kaum dokumentiert wurden. Genau diese Ausgangssituation traf auch auf unseren Kunden zu – mit direkten Auswirkungen auf tägliche Abläufe, Partnerkommunikation und operative Sicherheit.
Wir haben das Projekt übernommen, um diese Abhängigkeiten zu beenden, Prozesse stabiler zu machen und dem Kunden die volle technische Kontrolle zurückzugeben. Das Ergebnis: ein robustes, transparentes und vollständig automatisiertes Systemökosystem, das täglich mehrere zentrale Aufgaben abwickelt – ohne manuelle Eingriffe.
Ausgangssituation: Die Herausforderungen des Kunden
Der Kunde betrieb zwei Systeme, die für den täglichen Ablauf unverzichtbar sind:
- Preislisten-Generierung (PDF & CSV)
- DPD-Versandetikettenerstellung über Webomat
Beide Systeme litten unter denselben Problemen:
1. Fehlende Transparenz & externe Abhängigkeit
Hosting, Codebasis und Automatisierungslogik lagen bei Drittanbietern – ohne klaren Einblick in Funktionsweise oder Datenstrukturen.
2. Unzuverlässige Abläufe
Regelmäßige Fehler führten zu veralteten Preislisten oder blockierten Versandaufträgen.
3. Keine Dokumentation
Wartung, Anpassungen oder Erweiterungen waren kaum möglich.
4. Eingeschränkte Flexibilität
Schon kleine Änderungen – etwa Textmodifikationen in Preislisten – mussten über externe Entwickler beauftragt werden.
5. Operatives Risiko im Tagesgeschäft
Veraltete Preise oder fehlende Etiketten beeinträchtigten Kundenkommunikation, interne Abläufe und Lieferzuverlässigkeit.
Unser Ansatz: Analyse, Migration, Automatisierung
Um langfristig zuverlässige Systeme zu schaffen, haben wir die Lösung ganzheitlich aufgebaut – technisch, strukturell und organisatorisch.
1. Reverse Engineering & Systemanalyse
Wir haben alle Skripte, Cronjobs, Prozesse und Datentransformationen rekonstruiert, Schwachstellen identifiziert und die komplette Funktionsweise transparent gemacht.
2. Migration in die Kundeninfrastruktur
Alle Systeme wurden vollständig in die Hosting-Umgebung des Kunden übertragen.
Dazu gehörten:
- Schlüssel- und Rechteverwaltung
- Einrichtung neuer Serverroutinen
- Optimierung der Datenverarbeitung
- Abschaltung externer Hosting-Abhängigkeiten
3. Vollständige Automatisierung
Preislistenprozess
- Stündliche Generierung aller Preislisten während der Geschäftszeiten
- Ausgabe in PDF und CSV
- Zentrale Speicherung
- Flexible Anpassbarkeit nach Zielgruppe/Kampagne
DPD-Etikettenprozess
- Echtzeit-Umwandlung von Versanddaten in das DPD-kompatible Webomat-Format
- Automatische Erzeugung gültiger Etiketten innerhalb weniger Sekunden
- Stabiler Hintergrundprozess ohne manuelle Eingriffe
4. Einführung flexibler Parametersteuerung
Das interne Team kann nun:
- Texte anpassen
- Formatierungen ändern
- Zielgruppen variieren
- neue Preisvarianten anlegen
… ganz ohne externe Entwickler.
5. End-to-End-Testing & Validierung
Gemeinsame Testphase mit Live-Daten, Edge-Case-Szenarien und Abnahme aller Automatisierungen.
6. Vollständige Dokumentation
Wir haben einen technischen Leitfaden und ein verständliches Benutzerhandbuch erstellt, damit das System auch in Zukunft selbstständig weiterentwickelt werden kann.
Das Ergebnis: Moderne Infrastruktur, maximale Zuverlässigkeit
✅ Eigenständige Infrastruktur
Alles läuft intern – transparenter, schneller, stabiler.
✅ Fehlerfreier Betrieb
Preislisten und Versandetiketten funktionieren zuverlässig und ohne Unterbrechungen.
✅ Unabhängigkeit von Drittanbietern
Keine versteckten Prozesse, kein externer Code, keine Abhängigkeiten.
✅ Sofort anpassbar
Interne Teams können Inhalte und Parameter selbst ändern.
✅ Volle Dokumentation
Jede Funktion ist klar beschrieben, einfach nachvollziehbar und langfristig wartbar.
✅ Langfristige Betriebssicherheit
Die Systeme liefern täglich aktuelle Daten und unterstützen eine reibungslose Auftragsabwicklung.
Technologiestack
- PlentyONE Backend
- Python / WeasyPrint
- PowerShell
- DPD Webomat
- CSV-Verarbeitung
Fazit
Mit der Modernisierung und Automatisierung dieser beiden kritischen Systeme hat unser Kunde nicht nur Ausfälle und Abhängigkeiten beseitigt, sondern auch eine nachhaltige Grundlage für zukünftiges Wachstum geschaffen.
Die neuen Prozesse sind transparent, sicher, flexibel – und vor allem: vollständig in der eigenen Hand des Unternehmens.
